Wat zie ik op mijn scherm?
In het overzicht staat elke reeks als een kaartje. Een reeks is een groep berichten die bij dezelfde klant en hetzelfde onderwerp horen.
Berichten in een reeks
Een reeks kan twee soorten berichten bevatten:
- Inkomende berichten — e-mails die een klant naar jullie heeft gestuurd. Deze komen automatisch binnen.
- Handmatige berichten — door een medewerker ingevoerd via de invoerbalk bovenaan het scherm. Handig als een klant belt of als je zelf een notitie wilt toevoegen. Het systeem maakt er een nieuw kaartje van met dezelfde opzet als een inkomend bericht.
Als je op een kaartje klikt, klapt het open en zie je alle berichten van nieuw naar oud. Het nieuwste bericht is gemarkeerd. De status van de reeks wordt bepaald door het nieuwste bericht. Zodra je een offerte aanmaakt of een bericht verstuurt, verandert de status automatisch.
Wat staat er op elk kaartje?
- Onderwerp — waar het bericht over gaat.
- Klantnaam — wie het bericht heeft gestuurd. Groen = klant is gekoppeld, oranje = nog niet gekoppeld.
- Statusbadge — een gekleurd rondje dat aangeeft wat er moet gebeuren (zie hieronder).
- Voortgang-chips — kleine rondjes voor Plan, Inkoop, Productie, Transport en Factuur. De kleur geeft aan hoe ver het staat.
- Voorbeeldtekst — de eerste regels van het laatste bericht, zodat je snel ziet waar het over gaat.
Offerte bij een reeks
Aan elke reeks kan een offerte gekoppeld zijn. Als dat zo is, zie je een blauw rondje met de status en het offertenummer, bijvoorbeeld Nieuw · 41278. De offerte doorloopt zijn eigen statussen: Nieuw, In behandeling, Accoord, In uitvoering, Opgeleverd of Afgewezen.
Klik op het kaartje om de offerte te openen in de stepper. Daar kun je de offerte bekijken, aanpassen en per e-mail versturen naar de klant.
Wat betekenen de statussen?
De gekleurde badge rechts bovenaan elk kaartje vertelt je in één oogopslag wat er aan de hand is.
| Badge | Wat het betekent | Wat je moet doen |
|---|---|---|
| Actie nodig | Er moet nu iets gebeuren. Bijvoorbeeld: een klacht, of een offerte die al lang wacht op beoordeling. | Open het kaartje en pak het op. |
| In behandeling | Er wordt aan gewerkt, maar het is nog niet af. Bijvoorbeeld: een offerte die net is aangemaakt. | Controleer of alles klopt en ga verder met de volgende stap. |
| In behandeling | Er is al een offerte aangemaakt in het systeem (WIS). De groene kleur bevestigt dat. | Open het kaartje om de offerte te versturen of te bewerken. |
| Wachten op reactie | De bal ligt bij de klant. De offerte of het antwoord is verzonden. | Je hoeft nu niets te doen. Als de klant reageert, verschijnt het vanzelf weer bovenaan. |
| Afgerond | Alles is klaar. De reeks is volledig verwerkt. | Geen actie nodig. |
Wat betekent de blauwe WIS-badge?
Als er een offerte is aangemaakt, verschijnt een blauwe badge met de status en het offertenummer. Dit komt rechtstreeks uit het WIS (het offertesysteem).
| WIS-status | Kleur | Wat het betekent |
|---|---|---|
| Nieuw · 41278 | Blauw | Offerte is net aangemaakt en staat klaar voor beoordeling. |
| In behandeling · 41278 | Oranje | Offerte wordt beoordeeld of bewerkt. |
| Accoord · 41278 | Groen | De klant heeft akkoord gegeven. Nu moeten bestelling en planning worden opgepakt. |
| In uitvoering · 41278 | Paars | De order is in productie of wordt uitgevoerd. |
| Opgeleverd · 41278 | Groen | Het werk is opgeleverd. Controleer of de factuur is verstuurd. |
| Afgewezen · 41278 | Rood | De offerte is afgewezen door de klant. |
Wat betekenen de voortgang-chips?
Rechts op elk kaartje staan kleine gekleurde chips die laten zien hoe ver de order gevorderd is. Als je er met de muis overheen gaat, zie je meer details.
| Chip | Wat het volgt |
|---|---|
| Plan | De offertestatus: is de offerte akkoord, nieuw, afgewezen? |
| Inkoop | Is er een bestelling geplaatst bij de leverancier? |
| Prod | Is de eigen productie besteld? Is er een planning? |
| Transport | Is de levering gepland? Wanneer wordt het opgeleverd? |
| Factuur | Is de factuur verstuurd? |
Kleuren van de chips
| Kleur | Wat het betekent |
|---|---|
| Voorbeeld | Groen — Alles in orde. Geen actie nodig. |
| Voorbeeld | Oranje — Let op! Er moet iets worden opgepakt (bijv. bestelling plaatsen, factuur sturen). |
| Voorbeeld | Licht oranje — Nog niet zover, maar er hoeft nu niets te gebeuren. |
| Voorbeeld | Rood — Geblokkeerd. De offerte is bijvoorbeeld afgewezen. |
| Voorbeeld | Grijs — Nog niet gekoppeld aan het WIS-systeem. |
Hoe werkt de stepper (offerte maken en versturen)?
Als je een kaartje opent, verschijnt rechts de stepper. Daarmee maak je een offerte en verstuur je deze per e-mail naar de klant. Dit gaat in stappen:
- Offerte maken — Je configureert het product en slaat op. De offerte verschijnt in het WIS met een blauw badgetje.
- Versturen — Vanuit de stepper verstuur je de offerte per e-mail naar de klant.
- Klaar — Het venster sluit automatisch. De status gaat naar "Wachten op reactie".
Wat als ik alleen opsla en nog niet verstuur?
Geen probleem. De offerte wordt opgeslagen in het WIS en het offertenummer verschijnt als badge. Het venster blijft open zodat je later kunt versturen. Als je het venster sluit en later weer opent, laadt de stepper de bestaande offerte automatisch.
Veelgestelde vragen
- Ik zie geen WIS-badge. Hoe kan dat?
- Er is nog geen offerte aangemaakt voor deze reeks. Maak eerst een offerte via de stepper.
- De status verandert niet na het versturen. Wat nu?
- Het overzicht ververst automatisch. Wacht een paar seconden en ververs eventueel de pagina. Als het niet verandert, controleer dan of het bericht daadwerkelijk is verstuurd in de stepper.
- Wat betekent "Accoord maar nog niet besteld"?
- De klant heeft akkoord gegeven op de offerte, maar er is nog geen bestelling geplaatst bij de leverancier of de eigen productie. De chip Inkoop of Prod kleurt dan oranje. Dit moet worden opgepakt.
- Kan ik een offerte bewerken nadat deze is aangemaakt?
- Ja. Open het kaartje en de stepper laadt de bestaande offerte. Je kunt de configuratie wijzigen en opnieuw opslaan.
- Wat is het verschil tussen "Opgeleverd" en "Afgerond"?
- Opgeleverd is een WIS-status: het werk bij de klant is klaar. Afgerond is een Flooras-status: de hele reeks is afgehandeld. Een offerte kan opgeleverd zijn terwijl de reeks nog niet is afgerond (bijv. als de factuur nog niet is verstuurd).