Wat zie ik op mijn scherm?
In het overzicht staat elke reeks als een kaartje. Een reeks is een groep berichten die bij dezelfde klant en hetzelfde onderwerp horen.
Berichten in een reeks
Een reeks kan twee soorten berichten bevatten:
- Inkomende berichten — e-mails die een klant naar jullie heeft gestuurd. Deze komen automatisch binnen.
- Handmatige berichten — door een medewerker ingevoerd via de invoerbalk bovenaan het scherm. Handig als een klant belt of als je zelf een notitie wilt toevoegen. Het systeem maakt er een nieuw kaartje van met dezelfde opzet als een inkomend bericht.
Als je op een kaartje klikt, klapt het open en zie je alle berichten van nieuw naar oud. Het nieuwste bericht is gemarkeerd. De status van de reeks wordt bepaald door het nieuwste bericht. Zodra je een offerte aanmaakt of een bericht verstuurt, verandert de status automatisch.
Wat staat er op elk kaartje?
- Onderwerp — waar het bericht over gaat.
- Klantnaam — wie het bericht heeft gestuurd. Groen = klant is gekoppeld, oranje = nog niet gekoppeld.
- Statusbadge — een gekleurd rondje dat aangeeft wat er moet gebeuren (zie hieronder). Klik erop om de status zelf te wijzigen.
- Voortgang-chips — kleine rondjes voor Plan, Inkoop, Productie, Transport en Factuur. De kleur geeft aan hoe ver het staat. Klikken opent het detail-paneel rechts (zie verderop).
- Hoekchips — nummers rechtsboven zoals AV 202640692 of Inkooporder … (zie de eigen sectie hieronder).
- Meldingen — een gekleurd waarschuwingschipje wanneer het systeem iets ziet dat aandacht vraagt (zie de sectie "Meldingen").
- Voorbeeldtekst — de eerste regels van het laatste bericht, zodat je snel ziet waar het over gaat.
Offerte bij een reeks
Aan elke reeks kan een offerte gekoppeld zijn. Als dat zo is, zie je een blauw rondje met de status en het offertenummer, bijvoorbeeld Nieuw · 41278. De offerte doorloopt zijn eigen statussen: Nieuw, In behandeling, Accoord, In uitvoering, Opgeleverd of Afgewezen.
Klik op het kaartje om de offerte te openen in de stepper. Daar kun je de offerte bekijken, aanpassen en per e-mail versturen naar de klant.
Tabbladen, zoeken en filteren
De tabbladen
Boven de lijst staan tabbladen. Een reeks staat in het tabblad dat bij zijn fase hoort. (Heeft een reeks meerdere offertevarianten, dan kan hij in twéé tabbladen staan — bijv. één variant verstuurd in Offertefase en één nog open in Werkvoorraad. Dat is geen fout.)
| Tabblad | Wat er in staat |
|---|---|
| Werkvoorraad | Alles wat nu jouw aandacht vraagt: nieuwe aanvragen en lopende taken. Hier werk je het grootste deel van de dag. |
| Offertefase | Offertes die lopen — verstuurd en wachtend op reactie of akkoord van de klant. |
| Uitvoering | Orders waar de klant akkoord op gaf en die in bewerking zijn: productie, inkoop en transport. |
| Archief | Afgeronde en gefactureerde reeksen. Alleen terugkijken, geen werk. |
| Ongekoppeld | Binnengekomen items die het systeem nog niet aan een klant of reeks kon koppelen. Koppel ze handmatig of negeer ze. |
Let op het verschil: de statusbadge op een kaartje (bijv. "Actie nodig") zegt wat er met díé reeks moet gebeuren; het tabblad zegt in welke fase de reeks als geheel zit. Een reeks in Uitvoering kan dus best "Actie nodig" zijn.
Zoeken
Het zoekveld met het vergrootglas (bovenin, sectie "Zoeken") doorzoekt alles tegelijk — alle tabbladen, plus de administratie. Je kunt zoeken op klantnaam, telefoonnummer, AV-nummer, offertenummer of factuurnummer. (Op plaats zoeken kan wel in het klant-veld onder "Nieuw aanmaken".) Tijdens het zoeken zie je één lijst met alle treffers; maak het veld leeg (of klik ×) om terug te keren naar de tabbladen.
Filteren op meldingen
Boven de Werkvoorraad-lijst staan filterknopjes per soort melding (bijv. "Geen productiebon · 3"). Klik je zo'n knopje aan, dan zie je alleen de kaartjes met die melding. Zolang er een filter aanstaat, verschijnt onderin een donkere balk "Filter … staat aan" met de knop Filter uitzetten — zo weet je altijd waarom je minder kaartjes ziet, en zet je het filter met één klik weer uit.
Wat betekenen de statussen?
De gekleurde badge rechts bovenaan elk kaartje vertelt je in één oogopslag wat er aan de hand is.
| Badge | Wat het betekent | Wat je moet doen |
|---|---|---|
| Actie nodig | Er moet nu iets gebeuren. Bijvoorbeeld: een klacht, of een offerte die al lang wacht op beoordeling. | Open het kaartje en pak het op. |
| In behandeling | Er wordt aan gewerkt, maar het is nog niet af. Bijvoorbeeld: een offerte die net is aangemaakt. | Controleer of alles klopt en ga verder met de volgende stap. |
| In behandeling | Er is al een offerte aangemaakt in het systeem (WIS). De groene kleur bevestigt dat. | Open het kaartje om de offerte te versturen of te bewerken. |
| Wachten op reactie | De bal ligt bij de klant. De offerte of het antwoord is verzonden. | Je hoeft nu niets te doen. Als de klant reageert, verschijnt het vanzelf weer bovenaan. |
| Afgerond | Alles is klaar. De reeks is volledig verwerkt. | Geen actie nodig. |
Wat betekent de blauwe WIS-badge?
Als er een offerte is aangemaakt, verschijnt een blauwe badge met de status en het offertenummer. Dit komt rechtstreeks uit het WIS (het offertesysteem).
| WIS-status | Kleur | Wat het betekent |
|---|---|---|
| Nieuw · 41278 | Blauw | Offerte is net aangemaakt en staat klaar voor beoordeling. |
| In behandeling · 41278 | Oranje | Offerte wordt beoordeeld of bewerkt. |
| Accoord · 41278 | Groen | De klant heeft akkoord gegeven. Nu moeten bestelling en planning worden opgepakt. |
| In uitvoering · 41278 | Paars | De order is in productie of wordt uitgevoerd. |
| Opgeleverd · 41278 | Groen | Het werk is opgeleverd. Controleer of de factuur is verstuurd. |
| Afgewezen · 41278 | Rood | De offerte is afgewezen door de klant. |
Wat betekenen de voortgang-chips?
Rechts op elk kaartje staan kleine gekleurde chips die laten zien hoe ver de order gevorderd is. Als je er met de muis overheen gaat, zie je meer details.
| Chip | Wat het volgt |
|---|---|
| Plan | De offertestatus: is de offerte akkoord, nieuw, afgewezen? |
| Inkoop | Is er een bestelling geplaatst bij de leverancier? |
| Prod | Is de eigen productie besteld? Is er een planning? |
| Transport | Is de levering gepland? Wanneer wordt het opgeleverd? |
| Factuur | Is de factuur verstuurd? |
Kleuren van de chips
| Kleur | Wat het betekent |
|---|---|
| Voorbeeld | Groen — Alles in orde. Geen actie nodig. |
| Voorbeeld | Oranje — Let op! Er moet iets worden opgepakt (bijv. bestelling plaatsen, factuur sturen). |
| Voorbeeld | Licht oranje — Nog niet zover, maar er hoeft nu niets te gebeuren. |
| Voorbeeld | Rood — Geblokkeerd. De offerte is bijvoorbeeld afgewezen. |
| Voorbeeld | Grijs — Nog niet gekoppeld aan het WIS-systeem. |
Wat betekenen de nummer-chips (hoekchips)?
Rechtsboven op een kaartje staan chips met een nummer. Elk nummer verwijst naar hetzelfde werk in een ander systeem. AV staat voor AccountView: ons boekhoud- en ordersysteem — het AV-nummer is dus het ordernummer. Klikken op een chip opent de details in het paneel rechts; alleen de Offerte-chip opent het offerte-venster (e-mail + stepper).
| Chip | Wat het is |
|---|---|
| AV 202640692 | De verkooporder in AccountView. Groen = orderbevestiging naar de klant verstuurd; oranje = nog niet. |
| Offerte 41278 / AV-offerte … | De offerte die bij deze reeks hoort. Groen = verzonden naar de klant; oranje = nog niet verzonden. |
| 📋 Inkooporder 202640693 | De bestelling bij de leverancier. Groen = verstuurd; oranje = vastgelegd maar nog niet verstuurd. |
| 📥 Bevestiging | De leverancier heeft een orderbevestiging teruggestuurd. Met een ⚠ erbij zag het systeem een afwijking — controleren dus. |
| 📄 Factuur 2026123 | De factuur van deze order. Blauw = verstuurd naar de klant; oranje = gemaakt maar nog niet verstuurd. |
| 📎 4 | Aantal documenten (mails, bevestigingen) dat in het AV-dossier van de order is opgeslagen. |
Meldingen: het systeem kijkt met je mee
Vesta controleert lopende orders elk kwartier op dingen die mis dreigen te gaan. Ziet het iets, dan verschijnt een melding als gekleurd chipje op het kaartje. De kleur is de ernst: oranje = oppakken, rood = kritiek (nu doen). In het detail-paneel kleurt een puur informatieve melding blauw.
Klik op de tekst van de melding om de details in het paneel rechts te openen — daar staat bij elke melding ook een uitleg in gewone taal. De veelvoorkomende meldingen:
| Melding | Wat het betekent |
|---|---|
| Geen productiebon | Er is nog geen productiebon gevonden in het productieveld — de werkvloer weet dan niet dat er iets te maken is. |
| Bewerkingen zonder bon bakje | De order heeft schuur-/olie-/lakwerk, maar in de interne notitie staat nog geen "bon bakje" — het bakje met de werkbon voor de afwerkafdeling. |
| Uitleverdatum nadert, niet gereed | De leverdatum komt dichtbij, maar de productie is nog niet gereed gemeld. Altijd rood. |
| Kooiaap niet aangemeld | Lange delen (> 2,40 m) en levering binnen 2 dagen, maar nog geen kooiaap (meeneemheftruck) of kraanwagen geregeld voor het lossen. |
| Extern artikel nog niet besteld | Vloerdelen moeten bij een leverancier ingekocht worden, maar er is nog geen inkooporder geplaatst. |
| Leveranciersbevestiging controleren | De leverancier heeft bevestigd — controleer of product, prijs, aantal en leverdatum kloppen. |
| Inkooporder niet bevestigd | De inkooporder is > 5 werkdagen geleden verstuurd zonder reactie van de leverancier. Herinner ze even. |
| Terugbelafspraak te laat | Een terugbelafspraak is over de geplande datum heen. Bel de klant en vink de afspraak af in de terugbel-balk. |
| Dossier-sync mislukt | Een e-mail of orderbevestiging kon niet in het AV-dossier worden opgeslagen. Open de reeks en probeer het opnieuw. |
| Herziene offerte niet verzonden | Vesta zette een herziene offerte klaar, maar die is na een paar uur nog niet naar de klant verstuurd. Open de reeks en verstuur 'm via de stepper. |
| Offerte wijkt af van aanvraag | Vesta legde de vraag van de klant naast de klaargezette offerte en ziet een verschil (bijv. hoeveelheid, houtsoort of maat). Controleer de offerte voordat je 'm verstuurt; klopt hij toch, dan sluit je de melding gewoon. |
De acties op een melding
Rechts in het meldingchipje zit een ⋯-knop. Die opent een menu met de acties, elk met tekst erbij. Welke acties je ziet hangt van de melding af:
- 📨 — stuur een bericht naar degene die dit moet oplossen (bijv. de productieleider).
- 🖨️ — maak het bon bakje aan en mail de vrachtbrief naar de printer (alleen bij de bon-bakje-melding).
- 📄 — open de leveranciersbevestiging (PDF).
- 🔗 — koppel de bevestiging aan de juiste inkooporder.
- ↩ — beantwoord of herinner de leverancier (je kijkt het concept na vóór verzenden).
- ✓ — gecontroleerd, markeer als verwerkt.
- × — negeer deze melding.
Het detail-paneel (rechts)
Klik je op een voortgang-chip (Plan, Inkoop, Prod, Transport, Factuur), een hoekchip of een melding, dan schuift rechts een detail-paneel open met alle informatie over dat onderwerp: ordergegevens, regels, planning, of de meldingen. In dit paneel kun je ook velden aanpassen (bijv. leverdatum of notities) en bestellingen vastleggen.
- Sluiten — klik op de × rechtsboven of druk op Esc.
- Vanzelf dicht — het paneel sluit ook automatisch zodra je een e-mail opent of naar een ander tabblad gaat; je hoeft er dus niet aan te denken.
- Breedte — versleep het dunne balkje tussen lijst en paneel om de verdeling aan te passen; die instelling wordt onthouden.
Hoe werkt de stepper (offerte maken en versturen)?
Als je een kaartje opent, verschijnt rechts de stepper. Daarmee maak je een offerte en verstuur je deze per e-mail naar de klant. Dit gaat in stappen:
- Offerte maken — Je configureert het product en slaat op. De offerte verschijnt in het WIS met een blauw badgetje.
- Versturen — Vanuit de stepper verstuur je de offerte per e-mail naar de klant.
- Klaar — Het venster sluit automatisch. De status gaat naar "Wachten op reactie".
Wat als ik alleen opsla en nog niet verstuur?
Geen probleem. De offerte wordt opgeslagen in het WIS en het offertenummer verschijnt als badge. Het venster blijft open zodat je later kunt versturen. Als je het venster sluit en later weer opent, laadt de stepper de bestaande offerte automatisch.
Telefoontje gehad of iets nieuws? De balk bovenaan
Bovenaan de pagina staan drie vakken: links bóven Nieuw aanmaken, daaronder Zoeken, en rechts de Vesta-assistent:
- Nieuw aanmaken (oranje kop) — leg een telefoongesprek of nieuwe aanvraag vast. Zoek eerst de klant op (het veld met het vergrootglas: naam, 06-nummer of plaats), kies 'm uit de lijst, schrijf kort wat er is besproken en klik ✦ Verzenden. Vesta maakt er dan vanzelf een kaartje van in de Werkvoorraad en gaat alvast aan de slag met een offerte-voorstel. Met Open Stepper kun je ook direct zelf een offerte maken voor de gekozen klant.
- Mail slepen — onder "Nieuw aanmaken" zit een sleepvak: sleep er een mailbestand (.msg of .eml) of PDF in en die wordt automatisch verwerkt alsof 'ie was binnengekomen.
- Zoeken (blauwe kop) — iets bestaands terugvinden. Zie de sectie "Tabbladen, zoeken en filteren".
- Vesta-assistent (paarse kop) — stel een vraag of geef een opdracht in gewone taal ("wat is de status van order 202640692?", "maak een offerte voor …"). De assistent kan meekijken in orders, offertes en planning, en na jouw bevestiging ook dingen aanpassen.
Onthoud het verschil: het veld onder "Nieuw aanmaken" is voor iets nieuws; het veld onder "Zoeken" is om iets bestaands terug te vinden. Beide hebben een vergrootglas waar je een klant of order opzoekt; de veldhints ("— zoek bestaande" / "— schrijf zelf") wijzen je de weg.
Veelgestelde vragen
- Ik zie geen WIS-badge. Hoe kan dat?
- Er is nog geen offerte aangemaakt voor deze reeks. Maak eerst een offerte via de stepper.
- De status verandert niet na het versturen. Wat nu?
- Het overzicht ververst automatisch. Wacht een paar seconden en ververs eventueel de pagina. Als het niet verandert, controleer dan of het bericht daadwerkelijk is verstuurd in de stepper.
- Wat betekent "Accoord maar nog niet besteld"?
- De klant heeft akkoord gegeven op de offerte, maar er is nog geen bestelling geplaatst bij de leverancier of de eigen productie. De chip Inkoop of Prod kleurt dan oranje. Dit moet worden opgepakt.
- Kan ik een offerte bewerken nadat deze is aangemaakt?
- Ja. Open het kaartje en de stepper laadt de bestaande offerte. Je kunt de configuratie wijzigen en opnieuw opslaan.
- Wat is het verschil tussen "Opgeleverd" en "Afgerond"?
- Opgeleverd is een WIS-status: het werk bij de klant is klaar. Afgerond is een Vesta-status: de hele reeks is afgehandeld. Een offerte kan opgeleverd zijn terwijl de reeks nog niet is afgerond (bijv. als de factuur nog niet is verstuurd).
- Wat betekent "AV"?
- AccountView — ons boekhoud- en ordersysteem. Het AV-nummer op een kaartje is het ordernummer daar. WIS is het systeem voor offertes en productieplanning; de stepper is het scherm waarmee je offertes maakt.
- Wat is een "bon bakje"?
- Het bakje met de werkbon voor de afwerkafdeling (schuren, olie, lak). De melding "Bewerkingen zonder bon bakje" betekent dat die werkbon nog niet in de interne notitie van de order staat — de afwerkafdeling weet dan niet dat er werk aankomt. Via de actie 🖨️ Bon bakje + vrachtbrief in het ⋯-menu van de melding maak je 'm direct aan.
- Ik zie ineens minder kaartjes dan de teller aangeeft. Hoe kan dat?
- Waarschijnlijk staat er nog een meldingen-filter aan. Kijk onderin je scherm: daar staat dan een donkere balk "Filter … staat aan" met de knop Filter uitzetten.
- Ik wil een reeks afsluiten, maar Vesta vraagt of ik het zeker weet en noemt open punten. Wat is dat?
- Vesta controleert vóór het afsluiten of er nog iets openstaat (factuur, vrachtbrief, WIS-order, meldingen, terugbelafspraken, een onverzonden offerte) en zet dat in de bevestigingsvraag. Jij beslist: je kunt altijd tóch afsluiten. Staat er niets open, dan krijg je de gewone korte vraag.
- Na het opslaan van ordervelden zegt Vesta "opgeslagen en gecontroleerd in AV". Wat betekent dat?
- Na elke wijziging in de Werkstand leest Vesta de order direct terug uit AccountView en vergelijkt de waarden. Klopt alles, dan zie je "gecontroleerd"; wijkt een veld af, dan krijg je een duidelijke waarschuwing zodat je het meteen kunt nakijken.
- Ik zie een "Gesuggereerd antwoord" in een geopende e-mail. Hoe verstuur ik dat?
- Het gesuggereerde antwoord is een voorstel ter informatie. De offerte-mail zelf verstuur je vanuit de stepper (rechts in het e-mailvenster) — daar staat de tekst al klaar. Wil je eerst iets aan de klant vragen, gebruik dan "Wedervraag stellen" onderin. Wil je dat Vesta het voorstel aanpast, gebruik dan "Notitie voor Vesta (bijsturing)".